Öğrenci evrak işlemleri

Öğrenci Evrak İşlemleri Modülü, her öğrencinin tüm resmî ve kişisel belgelerini dijital ortamda güvenli, düzenli ve sınırsız bir şekilde arşivlemeyi sağlayan kapsamlı bir doküman yönetim sistemidir. Bu modül, öğrenciye ait sağlık raporları, kimlik belgeleri, akademik transkriptler, veli izin formları, fotoğraflar ve diğer tüm evrakların tek bir merkezde toplanmasını, hızlı erişilmesini ve yönetilmesini mümkün kılar. Kağıt bazlı arşivlemenin karmaşasına son vererek, zaman tasarrufu ve çevresel sürdürülebilirlik sağlar.

Detaylı İşlevler ve Avantajlar:

1-Sınırsız ve Kategorize Dijital Arşiv:

-Her öğrenci için ayrı, sınırsız sayıda dosya ve belge yüklenebilir.

-Belgeler; "Sağlık Raporları", "Kimlik Fotokopileri", "Akademik Belgeler", "Veli İzin Formları", "Diğer" gibi özelleştirilebilir kategorilere ayrılarak düzenlenir.

2-Güvenli Dosya Yükleme ve Boyut Yönetimi:

-Maksimum 10 MB dosya boyutu limiti ile sunucu performansı ve depolama verimliliği optimize edilmiştir.

-Yüklenen tüm dosyalar şifrelenir ve yetkisiz erişime karşı korunur.

3-Kolay Dosya Yönetimi ve Erişim:

-Dosyalar; sürükle-bırak (drag & drop) veya klasik dosya seçme yöntemi ile kolayca yüklenebilir.

-Yüklenen dosyalar; isim, tarih, kategori ve yükleyen kişi bilgileri ile listelenir, filtreleme ve arama özellikleri ile hızla bulunabilir.

4-Yetki Bazlı Erişim Kontrolü:

-Öğretmenler, idareciler ve veliler, rol bazlı izinlere göre belirli dosyaları görüntüleyebilir veya yönetebilir.

-Hassas belgeler (örn. sağlık raporları) sadece yetkili personel tarafından erişilebilir şekilde kısıtlanabilir.

5-Otomatik Yedekleme ve Versiyon Kontrolü:

-Tüm yüklenen dosyalar otomatik olarak bulut tabanlı güvenli depolama alanında yedeklenir.

-Aynı belgenin farklı versiyonları tarih ve kullanıcı bilgisi ile saklanabilir, gerektiğinde eski versiyonlara dönülebilir.

6-Veli Paylaşımı ve Bildirim Sistemi:

-Veliler, kendi çocuklarına ait paylaşılan belgeleri görüntüleyebilir ve gerekirse indirebilir.

-Yeni bir belge eklendiğinde veliye otomatik bildirim gönderilebilir.

7-Dışa Aktarma ve Raporlama:

-Öğrenci dosya arşivi, PDF veya ZIP formatında dışa aktarılabilir, böylece fiziksel arşivleme veya başka kurumlarla paylaşım kolaylaşır.

-Eksik belge uyarıları ve belge durum raporları otomatik olarak oluşturulabilir.