Öğretmen döküman arşivi

Doküman Modülü, öğretmen ve personelin profesyonel kariyerlerine ve kurumsal yükümlülüklerine ait tüm resmi belgelerini güvenli, düzenli ve merkezi bir dijital arşivde saklamak ve yönetmek için tasarlanmış kapsamlı bir belge yönetim sistemidir. Bu modül, öğretmenin CV'si, bordroları, iş sözleşmeleri, sertifikaları ve diğer kritik evraklarını tek bir platformda toplayarak, hem personelin kendi belgelerine kolay erişimini hem de idarenin belge takip ve denetim süreçlerini verimli hale getirir.

Detaylı İşlevler ve Avantajlar:

Kapsamlı Öğretmen Doküman Arşivleme:
Her öğretmen ve personel için kişisel bir dijital dosya oluşturulabilir. Bu dosyaya, CV, kimlik belgeleri, diploma ve transkriptler, bordrolar, iş sözleşmeleri, performans değerlendirme raporları, sertifikalar, sağlık raporları ve diğer resmi evraklar yüklenebilir. Belgeler, kategorilere ayrılarak düzenli bir yapıda saklanır.

Güvenli ve Şifreli Saklama:
Yüklenen tüm dokümanlar, banka seviyesinde şifreleme ile korunur. Yetkisiz erişim engellenerek, personelin özel ve hassas bilgilerinin güvenliği üst düzeyde sağlanır. Veriler, güvenli bulut sunucularında veya kurumun kendi sunucusunda yedekli olarak tutulabilir.

Rollere Göre Erişim ve Görünürlük Kontrolü:
Belgelere erişim, katı bir rol ve izin sistemi ile kontrol edilir. Personel, yalnızca kendi belgelerini görüntüleyebilir ve yönetebilir. İnsan Kaynakları ve İdare yetkilileri, ilgili personelin tüm belgelerine erişebilir ve gerekli onay/düzenleme işlemlerini yapabilir. Müdür ve Üst Yönetim, raporlama ve denetim için gerekli belgelere erişebilir.

Otomatik Sürüm Takibi ve Değişiklik Geçmişi:
Aynı belgenin güncellenmiş halleri yüklendiğinde (örneğin yeni bir CV), sistem otomatik olarak sürüm takibi yapar. Önceki versiyonlar arşivlenir ve kimin, ne zaman değişiklik yaptığı kayıt altına alınır. Bu, belge bütünlüğünü ve denetim izini garanti eder.

Son Kullanma ve Hatırlatma Sistemi (Opsiyonel):
Bazı belgelerin (örn. ilk yardım sertifikası, sözleşme yenileme tarihi) bir geçerlilik süresi olabilir. Sistem, bu süreler dolmadan önce ilgili personeli ve İnsan Kaynakları birimini otomatik olarak uyarabilir.

Personel Self-Servis Belgeler ve İndirme:
Personel, kendi panellerinden belgelerini görüntüleyebilir, indirebilir ve gerekirse (izin verilen belgeler için) güncel versiyonlarını yükleyebilir. Bu, kağıt bazlı evrak taleplerini ve idari iş yükünü büyük ölçüde azaltır.

İnsan Kaynakları Süreçlerini Kolaylaştırma:
İK uzmanları, yeni işe alım, terfi, performans değerlendirmesi veya denetim süreçlerinde ihtiyaç duydukları tüm belgelere anında ve merkezi olarak erişebilir. Belgeler üzerinden onay akışları dijital olarak yönetilebilir.

Gelişmiş Arama ve Filtreleme:
Modül içinde, belge adı, tarih, personel ismi, belge türü (CV, sözleşme, bordro vb.) gibi kriterlere göre hızlı ve güçlü bir arama yapılabilir. Bu, büyük ölçekli kurumlarda bile istenen belgenin saniyeler içinde bulunmasını sağlar.

Dışa Aktarma ve Paylaşım Kontrolü:
Yetkililer, gerekli olduğunda belgeleri güvenli bir şekilde PDF veya orijinal formatında dışa aktarabilir. Hassas belgelerin e-posta ile paylaşımı, şifre koruması veya link süre sınırlaması gibi güvenlik önlemleri ile kontrol edilebilir.

Yasal Uyumluluk ve Denetime Hazırlık:
Tüm personel evrakları düzenli bir şekilde arşivlendiği için, yasal denetimler veya resmi incelemeler sırasında gerekli belgelerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde temin edilmesi mümkün olur.